Ključna razlika - tajnik proti receptorju
Sekretar in receptor sta dve pomembni položaji v kateri koli organizaciji, med katerimi je mogoče poudariti nekatere razlike. Ti dve mesti imata različne vloge, funkcije in dolžnosti, ki ju morata opravljati v nasprotju s splošnim napačnim prepričanjem, da gre za ena in ista dela. Medtem ko je tajnik bolj osebni asistent ali administrativni pomočnik, je receptor prva oseba, s katero se sreča, ko vstopi v organizacijo. Poglejmo razliko med funkcijami tajnice in receptorke.
Kdo je tajnik?
Po Oxfordovem angleškem slovarju je tajnik upravni uradnik v organizaciji, ki je zaposlen za vnašanje pisem, vodenje evidenc itd. Naloge tajnika se razlikujejo glede na velikost organizacije. Medtem ko bo v majhnem podjetju v večjih organizacijah morda morala opravljati dvojne naloge receptorja in tajnice, je tista, ki organizira urnik svojega šefa, prejme in odgovori na vsa sporočila, naroči zaloge, načrtuje sestanke s svojim šefom, vnaša pomembna pisma itd.
Tajnik mora imeti srednjo šolo ali enakovredno diplomo in mora imeti hitro tipkanje. Mnoga podjetja raje najemajo osebe, ki imajo dodatno potrdilo o ravni tajništva. Zdaj pa pojdimo k razumevanju vlog receptorja, da dobimo jasno predstavo o razliki med njima.
Kdo je receptor?
Recepcionar mora običajno pozdraviti ljudi na recepciji in jih usmeriti na različne oddelke, odvisno od njihovih zahtev. Je tudi oseba, ki mora spremljati dohodne klice in odgovarjati na vprašanja ter poslušati pritožbe. Ljudje, ki želijo srečati pomembno osebo v organizaciji, se morajo s to osebo srečati, da dobijo datum in uro sestanka.
Ko pokličete katero koli podjetje, običajno slišite glas receptorja. Receptor mora biti prisoten na vseh obiskovalcih in mora biti prijetne osebnosti, ustrežljivega odnosa in sladkega glasu, da jih navduši. Imeti mora bonton po telefonu, tako da se z največjo učinkovitostjo udeležuje vseh poslovnih poizvedb in priložnostne poizvedbe spremeni v resnične stranke.
Takrat je jasno, da obstajajo velike razlike v vlogah, odgovornostih in funkcijah tajnice in receptorke.
Kakšna je razlika med sekretarjem in receptorjem?
Opredelitve sekretarja in receptorja:
Tajnik: upravni uslužbenec v organizaciji, ki je zaposlen za pisanje pisem, vodenje evidenc itd.
Receptor: oseba, ki pozdravi in sodeluje z obiskovalci pisarne.
Značilnosti tajnice in receptorke:
Naloge:
Tajnica: Tajnica organizira urnik svojega šefa, sprejema in odgovarja na vsa sporočila, naroča zaloge, načrtuje sestanke s svojim šefom, vpisuje pomembna pisma itd.
Receptor: Recepcionar pozdravi ljudi na recepciji in jih napoti na različne oddelke, odvisno od njihovih zahtev. Prav tako mora spremljati dohodne klice in odgovarjati na vprašanja ter poslušati pritožbe.
Zahteve:
Tajnik: Potrdilo o tajniških sposobnostih je potrebno.
Receptor: posebna veščina ni potrebna; vendar mora imeti posameznik prijetno osebnost, odnos do njega in prisrčen glas. Pri svojem delu bi morala biti tudi učinkovita.
Vljudnost slike:
1. 32B sekretar blagajnik [javno ime] prek Wikimedia Commons
2. "Receptorji" Evana Bencha iz Pariza, Francija - Sprejem. [CC BY 2.0] prek Wikimedia Commons
