Dnevni red proti zapisnikom
Dnevni red in zapisnik sta dve najpomembnejši sestavini sestanka. Osebi, ki organizira sestanek, je marsikaj v mislih, na primer urnik, čas, kraj, gostje, načrt sestanka itd. Zato se je treba zavedati razlik med dnevnim redom in zapisnikom.
Dnevni red
Dnevni red je beseda, ki se uporablja za opis urnika ali programa sestanka. To je seznam stvari, ki jih je treba narediti ali razpravljati med sestankom. Vsako organizirano formalno srečanje zahteva oblikovanje dnevnega reda. Obstaja zaporedje, v katerem se točke obravnavajo in razpravljajo na seji, dnevni red sestanka pa to zaporedje jasno omenja. Ta dnevni red je gostom na razpolago precej preden dejansko prispejo na prizorišče v času sestanka, da se lahko seznanijo s temami, o katerih bodo razpravljali med sestankom. Drug cilj dnevnega reda je zagotoviti, da se udeleženci ustrezno pripravijo in da jih ne ujame nenadoma.
Zapisnik
Zapisnik je izraz, ki se uporablja za sklicevanje na uradni zapisnik postopka med uradnim sestankom. Ti zapisniki služijo kot zapis o tem, kaj se je zgodilo med sestankom, in tudi, da ljudi čez nekaj časa opomnijo, če pozabijo. Ti zapisniki so koristni tudi za vse tiste, ki se sestanka ne morejo udeležiti, saj spoznajo vse, kar se je zgodilo med sestankom. Zapisnik vsebuje ime kraja, datum in uro sestanka ter seznam vseh, ki so se seje udeležili. V teh zapisnikih je tudi ime osebe, ki te zapisnike vzame.
Kakšna je razlika med dnevnim redom in zapisnikom?
• Dnevni red je urnik sestanka in pove zaporedje dogodkov med sestankom, da se gostje vnaprej pripravijo.
• Zapisnik se nanaša na uradni zapisnik o formalnih sestankih. Zapisniki so pomembni, da spomnimo, kaj se je zgodilo med sestankom v prihodnosti, če ljudje pozabijo.
